雇用主は給与明細を保持する必要がありますか?

連邦労働法では、従業員の給与記録を保持することが義務付けられていますが、自分自身または従業員の小切手スタブを生成する必要はありません。ただし、一部の州では、従業員に詳細な給与情報を提供することを義務付ける労働法があります。たとえば、イリノイ州では、雇用主はすべての控除をリストしたスタブまたは個別のドキュメントを提供する必要があり、カリフォルニア州では、雇用主は従業員に正味給与の計算に使用されるすべての給与データを説明するスタブまたはドキュメントを提供する必要があります。必須の給与記録の一部として、給与明細のコピーを保持することができます。ただし、スタブに必要な情報がすべて含まれていない限り、スタブだけでは連邦法を満たしません。

保持しなければならない情報

連邦法では、氏名と住所、社会保障番号、性別、職業、および従業員が19歳未満の場合は生年月日など、各従業員に関する基本情報を保持することが義務付けられています。各給与記録には、労働週が始まった日時、従業員が毎日働いた時間数、および労働週の合計時間を表示する必要があります。記録は、賃金を決定するための根拠を示さなければなりません。非免除の従業員については、従業員の通常の時給、合計通常賃金、および合計残業代を表示する必要がありますが、免除されている従業員についてはこの情報を除外できます。記録には、従業員の給与、総正味賃金、給与期間、および支払日に影響を与える各控除または追加の詳細が必要です。

保持期間

州法はさまざまですが、連邦法では、給与および組合契約の計算に使用される給与記録、購入および販売記録を最低3年間保持することが義務付けられています。タイムカード、作業チケット、スケジュールなど、給与のソースドキュメントを少なくとも2年間保持します。

ソースドキュメント

タイムレコーダーを使用するか、停止時間と開始時間を電子的に記録するか、手動の時間レポートを作成するように従業員に依頼することができます。連邦法では、各従業員の勤務時間に関するタイムキーパーからの報告を受け入れることも許可されています。従業員が固定スケジュールで作業している場合は、スケジュールのコピーを保持し、例外のみを記録することができます。

記録の保管

連邦法は、雇用者が従業員の職場または雇用者の中央サイトの安全な場所に給与記録を維持することを義務付けています。労働省の検査官があなたの記録の検査を要求した場合、あなたは彼が要求してから72時間以内にオフサイトに保存されたファイルを作成できなければなりません。給与明細書と給与記録には個人情報が含まれているため、そのようなファイルはロックされた引き出しに保管し、ファイルを確認する必要がある人だけにアクセスを制限することをお勧めします。